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2022/07/28
随着各项信息化建设的推进。档案的数字化扫描工作已经成为了企业的重要组成部分。档案扫描也已经成为了档案部门的一项常态化工作。那么下面就来看看档案扫描工作前需要做好哪些准备工作吧！
1、做好扫描工作的顶层设计
要做好扫描工作，首先要做好位扫描工作的顶层设计，即扫描工作及相关工作的总体规划，主要分为以下的三个方面：
①、协调档案单位与档案扫描的分工。明确档案是在档案单位扫描还是在档案馆扫描，以便各单位安排自己的任务。
②、是协调档案部门扫描任务量与一年内其他工作的关系。扫描是一项正常的任务，应协调单位现有的工作量，合理制定工作计划。如果工作量太大，必然会导致“赶工”这种现象降低了扫描质量，影响和干扰了正常的办公秩序；如果工作量太小，扫描速度无法跟上档案移交博物馆的速度，会导致档案积压，使这些档案无法及时获取.有效利用。
③、它是计划扫描的文件之间的顺序关系。扫描应根据文件使用要求的紧急程度进行，扫描需求较大的文件优先。
2、扫描工作的相关配置
古人云:“工欲善其事，必先.利其器”扫描工作离不开软硬件配置的物质基础，良好的配置可以提高扫描工作的效率。.在硬件方面扫描仪至关重要。由于扫描工作对设备功能的要求相对单一，配置过高会造成资源浪费，应根据实际工作需要合理配置，为公司节省资金；
其次在软件方面，在选择扫描软件时，应充分考虑大多数操作人员的适应性和软件的可操作性和简单性。如果软件太复杂，它将不可避免地影响可操作性，并降低工作效率。同时，还应考虑开发因素，确保设备定期使用，避免过早消除。
3、做好扫描档案的前期处理工作
档案部门存储的档案一般采用“三点一线”缝制后安装在文件盒中。为了加快扫描速度，保证扫描质量，一般拆卸缝制文件，使用高速扫描仪进行扫描。拆卸过程中，应注意刀具划伤文件等因素对文件的损坏。
拆线速度应与扫描速度相匹配。正常情况下，拆卸一卷扫描一卷，防止大量拆卸档案堆积造成档案混合或丢失；两个人也可以是一个小组，分工合作，一个负责拆卸，一个负责扫描。同时，在早期处理中，还应检查以往文件的标准化，如文件名称和目录是否对应.正确填写档号章.由于归档工作不认真，上述错误现象在工作中极为普遍。
以上就是进行档案扫描前需要做好的准备工作介绍了。档案扫描工作需要遵守和执行相关程序的监督。加强对各环节扫描人员的工作指导，帮助他们避免一些容易发生的误操作。
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